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档案管理的步骤 如何整理档案

生活经验生活百科

档案管百思特网理办法
一、目的
为规范公司档案管理工作，保障档案文件的可追溯性，特制定本办法 。
二、范围
公司建档范围确定为：
1、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
2、财务、会计及其管理方面的文件材料；
3、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；
4、经营管理方面的文件材料；
5、生产技术管理方面的文件材料；
6、产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；
7、仪器、设备方面的文件材料；
8、科研、技术引进、转让方面的材料；
9、教育培训方面的文件材料；
以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结 。
三、档案管理体制
1、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制 。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管百思特网理工作进行督促和指导 。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作 。
2、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管 。
3、公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全 。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管 。
四、档案管理工作
1、档案材料的收集：

  • 建立、健全立卷归档制度，确立归档百思特网范围、归档时间、保管期限；
  • 对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；
  • 及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档 。
2、档案的归档、立卷与管理 。
  • 区分全宗，确定立档单位 。
  • 分类 。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别 。
  • 归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内 。
  • 案卷排列 。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份 。
  • 整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题 。
  • 对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放 。
  • 每年对档案进行一次清理 。
3、档案的保管：
  • 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
  • 公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；
  • 做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固 。
4、档案的鉴定：
  • 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值 。
  • 确定各类档案的中管期限表 。其中财务档案见财务档案保存期限表 。
  • 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种 。介于两种保管期限的，保管期限从长 。
【档案管理的步骤 如何整理档案】5、档案的销毁：
  • 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
  • 办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；
  • 销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字 。
6、档案借阅、利用工作

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