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行政文员一天的工作流程 行政文员的工作内容

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“文员”其实是一个大类职业的统称 ， 一般来说 ， 又可以分为广义文员和狭义文员 。
广义的文员概念 ， 是指用人单位主价值链条上的核心岗位以外的、主要工作是在办公室内从事文件、文字子昂管工作的人员 。
比如 ， 在一家生产制作型企业 ， 除研发、生产、销售和客服之外 ， 法务会被认为是法律文员 ， HR就是人事文员 ， 行政就是行政文员 ， 等等 。
而狭义的文员 ， 则常常就是这个词的本意 ， 主要从事起草、打印文件、处理基础表格、数据等相关工作的岗位 。
鉴于我们大多数时候所说的文员 ， 都是狭义的定义 ， 接下来就具体介绍它 。
具体来说 ， 狭义的文员又可以分为3大类型：
【行政文员一天的工作流程 行政文员的工作内容】 第一种类型是重要高管的助理、秘书；
第二种类型是隶属于总经办的公文管理岗、档案管理岗等；
第三种类型是业务、技术等人数较多的部门 ， 协助部门负责人处理一些基础性工作的部门助理 。
这3类人员的主要工作内容 ， 会有比较大的不同 ， 我们分别来说 。
高管的行政助理和秘书岗位的主要工作内容

  • 负责高管的日程安排及提前提醒；
  • 负责高管主导的会议的会议纪要、事后各项工作的落实进度跟进及汇报；
  • 需要高管签字审批的文件提前做一个预审 ， 发现有问题及疑问的地方提前与提交文件的责任人沟通、确认；
  • 高管发言稿、演讲PPT等文书类工作的起草、制作及设计等 。

隶属总经办的公文岗、档案管理岗的主要工作内容
  • 公文岗主要负责以公司名义发布的各类规章制度、行为规范、各类方案计划等相关文件的复核 ， 看在格式、用词规范、语法、错别字等方面有没有错误 ， 同时还要复核发布这项文件是否按步骤和流程规范进行了审批等；
  • 档案管理岗则主要负责公司各重要合同、发展历程、获得证书和荣誉等的原件、照片、各类文字资料等进行分门别类的归类、存档、借阅等服务 ， 同时负责全公司范围的档案管理办法 。

部门助理的主要工作内容
  • 负责所属部门与各职能部门的沟通和对接 ， 比如统计和代领部门人员的各类福利、组织协助各职能部门在人力资源、法律、财务等各方面的规章制度及操作规范的宣导等；
  • 负责部门负责人主导的业务会议的会议纪要、发送参会人员并及时跟进会议确定下来的工作是否按进度执行 ， 并进行汇报；
  • 部门运营相关基础数据的统计和分析；
  • 关心和了解部门人员的工作和生活相关情况 ， 发现问题及时跟部门负责人沟通和汇报 。

文员岗位的通用招聘要求
对文员类岗位的招聘 ， 共性要求是：基础的office办公软件应该会熟练使用；耐心细致；性格温和有亲和力 ， 灵活性强 ， 温柔而有力量 。
而在招聘方面的不同点在于：
通常来说 ， 高管助理和秘书的综合素质要求会更高 ， 具备一定的管理知识和技能；
而公文管理岗和档案管理岗 ， 则还需要具备一些公文及档案管理方面的专业知识和技能 。
而从薪资和职业发展上来说 ， 一般会认为文员是一个薪资偏低、职业天花板比较低的职业 ， 比较适合追求稳定、较小的工作压力和工作强度 ， 而对职业发展及薪酬没有太高要求的求职者 。
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