1、预热 。现在的办公设备一般都有睡眠功能，所以在你复印前，一般应该让设备有个预热过程，按设备上的任意键都能将设备唤醒 。如果没有睡眠，而是关机，应该打开开关了，让开机有个过程 。如果是专业复印机，一般都有“预热”键：
2、检查原稿 。需要复印的材料最选择对比度较高的 。同时最需要注意的，是材料上不要有书钉、大头针等硬物 。
【复印机使用】3、整理材料 。大致检查下材料的尺寸、质地、颜色、字迹色调、装订方式、张数以及有无图片等需要改变曝光量的原稿 。了解这些后再将材料摆平 。
4、检查机器状态 。机器预热或开机需要一定时间，尤其是专业复印机或彩色一体机如HP2840 。一般听声音即可知道机器是否预热或开机完毕，操作面板上的各项状态显示灯也会恢复正常 。
5、放置原稿 。一般平板玻璃上都有指示标识或刻度板指示，参考这些指示将稿件倒序放好，如从倒数第n张往第n-1张、往第一张这相的倒序复印，这样复印出来的复印品顺序就是正确的，否则复印完后还需手动翻页颠倒一遍 。
6、设定复印份数 。按下数字键或方向键设定复印份数 。若设定有误可按“C”键或一个叉的键，可取消设置并重新设定 。
7、缩放复印大小 。如果需要放大或缩小，可通过缩放按钮来调整 。
8、检查是否缺复印纸 。根据材料的大小检查相应纸盒是否有纸，否则缺纸不能继续复印 。
9、设置复印色彩 。一般复印机可选择复印机“黑白”或“彩色” 。
10、调节复印浓度 。一般无需调整浓度 。原稿纸张颜色较深的如报纸，应将复印浓度调浅些，字迹浅条细、不十分清晰的则应将浓度调深些，而复印图片时一般应将浓度调谈 。
11、开始复印 。最后按一下复印键（有的显示集成为“扫描”键）即可 。
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