在往Excel中录入数据时 ， 有时会遇到大量的重复数据 ， 比如有这么一个工作表 ， 第一列显示任务名 ， 第二列显示任务执行者 ， 第三列显示执行者的性别 ， 其中任务执行者为固定的几个人交替执行 ， 性别显然不是男就是女 ， 也是重复性的 。遇到类似这种情况 ， 就可以通过Excel数据有效性的设定 ， 既可避免重复输入 ， 又能确保不会出错 。
首先将光标移到“性别”一列的顶部 ， 这时光标变成向下的箭头 ， 此时点击将全选这一整列 。
切换到“数据”选项卡 ， 点击其中的“数据验证” ， 从下拉菜单中继续点击“数据验证” 。
在弹出的数据验证对话框中 ， 将验证条件中“允许”设置为“序列” ， 并在来源中直接输入“男,女”(不含外侧引号 ， 中间以英文逗号隔开) 。
现在在输入性别时 ， 不用一个一个手动输入 ， 只需要点击下拉按钮 ， 然后从下拉项中直接选择就可以了 。
扩展技巧1：
【在往Excel中录入数据时】除了上述直接输入可选项外 ， 还有一种方法 ， 就是在Excel表格的某处先行输入各选项 。然后同上操作 ， 全选“执行者”这一列 ， 并调出数据验证对话框 ， 设置验证条件为“序列” 。在“来源”一项中 ， 此处不再直接手工输入 ， 而是点击其右侧的彩色按钮 ， 然后选中表格中已经录入好的数据项 ， 这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中 ， 再次点击其右侧的彩色按钮确认 ， 返回到数据验证完整对话框中 ， 点击“确定”即可 。
此时在“执行者” ， 不需要一个一个输入执行者姓名 ， 点击下拉按钮然后进行选择就可以啦 。
扩展技巧2：
如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值 ， 系统就会弹出警告 ， 指数据验证不匹配 ， 以确保输入的正确 。
如果觉得上述提示框中的警告过于生硬 ， 其实你还可以定制自己的提示语 。在数据验证对话框中 ， 切换到“出错警告” ， 可以选择警告的样式 ， 也可以随意设置警告提示语 。
怎么样 ， 这个Excel的数据验证是不是很有用?对了 ， 这一功能在WPS中同样适用 ， 不过在WPS里 ， 它叫作“数据有效性” 。
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