1.新建工具栏
打开Word ， 依次点击“工具→自定义” ， 弹出“自定义”窗口 ， 选中“工具栏”标签 。点击“新建”按钮 ， 弹出“新建工具栏”窗口 ， 在“工具栏名称”中输入“各年级资料”后点击“确定”按钮 。现在 ， Word会自动启用“各年级资料”工具栏 ， 在编辑区就可以看到该工具栏 。
2.添加第一级分类
点击“自定义”中的“命令”选项卡 ， 在“类别”栏中选中“新菜单” ， 然后选取右侧“命令”窗口中的“新菜单” ， 将它拖到“各年级资料”工具栏之中(图1) ， 连续拖入三次用于表示三个年级 。拖入的新菜单数量可依据各校的年级数量而定 。
3.为新菜单重新命名
在打开“自定义”窗口的同时 ， 右键点击“各年级资料”中的第一个“新菜单” ， 在“命名”中输入“初一年级”(图2) 。接着按上述方法将其他两个“新菜单”分别命名为“初二年级”、“初三年级” 。
4.添加第二级分类
同样在“自定义”窗口打开的情况下 ， 单击“初一年级”会出现预留区域 ， 把“命令”窗口下的“新菜单”拖到该预留区域 。如果初一有三个班级的话 ， 那么就拖入三次“新菜单” ， 接着把“新菜单”依次改名为“初一(1)”、“初一(2)”……改名后效果如图3所示 。
5.把资料归类到班级
完成上述设置后 ， 我们就可以把各班的资料进行归类管理了 。在此以把初一(1)班的花名册文件(该文档应事先编辑好)归类到“初一(1)”的“花名册”下为例 。
在“自定义”窗口的“类别”中选取“插入” ， 在右侧“命令”中找到“文件”项 ， 把它拖入“初一(1)”的预留区域 ， 右键点击刚才拖入的“文件” ， 命名为“花名册” 。接着右键点击“花名册” ， 选择“分配超链接”后点击“打开” ， 定位到“花名册”文件即可 。
现在 ， 点击“花名册”就会打开“花名册”文件(图4) 。其他文件链接的设置方法相同 。
通过这样的方法 ， 我们就可建立一个分类工具栏 ， 通过这个已经分好类的工具栏 ， 我们可以十分方便地分类管理学校的各个部门、班级的各类资料 ， 查找起来比以前方便多了 ， 而不用在众多的文件夹中去一一寻找了 。
【巧用Word工具栏当管理工具】提示：不同的应用点 ， 相同的解决办法 ， 大家可以使用相同的办法管理不同种类的文件资源 。
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