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Excel技巧:输入新数据时图表自动更新

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我有一朋友，是做销售的 。他利用Excel图表来记录每天的销售成绩 。那天，他打来电话问了这样一个问题：用Excel来记录每天的销售非常的方便，能够直观地表示出每天的销售成绩，但是因为每天都有新的数据，所以我不得不每天手动更改图表来使其包含新的数据 。有没有一种方法可以让我输入新的数据时，图表能自动更新 。下面的方法将为他来解决这个问题 。
在Excel 97及以后版本中，当选中一个图表数据系列时，工作表中与该数据系列对应的数据区域周围就会出现边框，这时可以通过简单地拖拽区域边框的角点来扩展数据区域 。本文采用的方法是用公式来定义一个动态的数据范围以创建图表，从而实现在输入数据时图表能够自动更新，而不必手动更改数据区域的范围 。
具体操作步骤如下：
1.输入数据并创建图表，如图1所示(下载练习用Excel工作簿) 。
图1
2.选择菜单命令“插入>名称>定义”，打开“定义名称”对话框 。在“在当前工作薄中的名称”下方输入框中输入“日期”，在“引用位置”下方输入框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A)-1)”，单击“添加”按钮来添加日期，如图2所示 。
图2
注意：OFFSET函数中引用的是第一个数据点(单元格A2)并且用COUNTA函数来取得A列数据点的个数 。因为A列中包含一个非数值数据“日期”，所以在公式中减去1 。
3.在“定义名称”对话框继续定义名称 。在“在当前工作薄中的名称”下方输入框中输入“销售”，在“引用位置”下方输入框中输入公式 “=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)”，单击“添加”按钮，如图3所示 。然后单击“确定”按钮关闭对话框 。
图3
4.激活图表并选中数据系列，可以看到在编辑栏中的未更改公式是这样的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1)，下面这一步很关键，我们要做一个替代，现将公式更改如下：=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!销售,1)，如图4所示 。在更改后的公式中可以看到我们在第二步和第三步中定义的名称：日期和销售 。
图4
【Excel技巧:输入新数据时图表自动更新】做完以上工作，朋友的问题便得到了解决 。当我们输入新数据时，图表会自动更新，赶紧试一下吧 。如图5所示，加上了2月10日的销售，图表就自动更新了 。最后需要注意的是，在使用OFFSET函数时，一定要将COUNTA函数指向第一个数值数据，如果指向了第一个非数值数据，那么自动更新就无从谈起了 。

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