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8、制作好模板后

生活经验知识分享

在工作学习过程中，常常会需要编写一些固定格式的公文，这种格式基本固定的公文文档 。如果制作成一种特定的模板，就可以多次应用，不仅可以省去大量的重复工作，而且能使文档便于管理和查询，对我们的工作效率有很大的提升 。
这里以编写公司每月的工作总结文档为例，可以使用下面的技巧：①添加带有公司字样和图标的页眉、页脚;②每页页码和总页码的自动设定;③添加到模版;④制作公司的模板组 。
具体操作如下：
1、新建一个文档，单击【视图】|【页眉和页脚】命令，在页眉上输入“北京大兴森林图书工作室”文字，并设置页眉的字体使用小五号字;在页脚中输入公司的地址(如大兴黄村义和庄)和联系电话(如010-61214542)，这里可以任意键入需要的公司名称、地址和电话，如图1所示 。
图1 在页眉和页脚输入公司名称、地址和电话
2、选中页眉上的文字，单击【格式】|【边框和底纹】命令，在打开的对话框中选择双细线，然后设置成下边框格式，其它的按照如图2所示设置 。
图2 设置页眉的下框线
3、给页眉文字下边加上双细线后，用同样的办法，给页脚上方加上一根细线 。这样将来打印出的文稿在页眉和页脚中会出现公司的名称、地址和联系方法 。完成了这一步，就已经制作好了公司稿纸的基本格式 。
当文档不只一页时，总希望能有页码来显示内容 。通常插入页码的方式，只能简单地表明当前页是第几页，但没有关于总页数的记录 。事实上我们希望页码的表示方式能像邮票编号一样，以“1-3”(1表示第一张，3表示总共有三张)的形式出现 。要设置这种页码，可使用下面的操作方法 。
4、首先在页脚中单击【插入】|【页码】命令，如果插入的的页码带有图文框，可以在其上右击弹出快捷菜单，选择【设置图文框格式】命令，在弹出的对话框中单击【删除图文框】命令 。这时页码的位置可能会变乱，但并不要紧，适当移动调整到合适位置即可 。
5、在页码右面输入短横线，然后单击【插入】|【域】命令 。在对话框的【类别】中选择【编号】，右边的【域名】中选择【SectionPages】，单击【确定】按钮，在页码和短横线后出现了整个文档的总页数 。也可单击页眉工具栏中的【插入页数】按钮 ，就可以插入总页数域了 。
6、给文档编写内容，可以设置标题为“每月工作总结”，下面有“编写人”、“编写时间”、“间要说明”等内容，接着是对本月各项任务完成情况的说明，也可以什么都不填，该稿纸可以作一般稿纸用，如图3所示 。
【8、制作好模板后】图3 编写工作总表模板
7、将本文档保存为模板 。具体方法是，使用【文件】菜单中的【另存为】命令或按F12键，在弹出的对话框中选择【保存类型】为【文档模板】，可以发现所在的文件夹变成了Office目录下的Templates子目录中 。给模板命名为“森林图书工作室”，单击【确定】按钮完成模板制作 。
8、制作好模板后，使用【文件】菜单中的【新建】命令，在打开的【任务窗格】中，单击【常用】选项卡，就能看到刚刚制作好的模板，如图4所示 。通过这个模板创建的新文档，已经包含了上述设置的页眉页脚中的内容 。
图4 刚制作好的模板
9、在上一步骤中【新建】对话框中，可以看到有多个选项卡 。如果一个公司有许多自己的模板，那么可以考虑在【新建】对话框中设置自己的选项卡 。
具体方法是，在Office所在目录下的Templates子目录中创建一个文件夹，然后放入所需的模板 。再次使用“文件”菜单中的“新建”命令，打开【新建】任务窗格，就可以看到对话框中的该选项卡了，如图5所示 。切记必须放入至少一个模板，该选项卡才能出现 。
图5 新建的模板选项卡

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